회사가 커질수록 일정은 여기저기로 흩어집니다. 누구는 구글 캘린더에 적고, 누구는 엑셀에 적고, 중요한 건 단톡방 공지로 올라오는데, 그러다 보면 계약 만료일을 놓치거나 결제 예정일을 잊어버리거나 같은 회의를 두 번 잡는 일이 생깁니다. 팀 캘린더는 이렇게 흩어진 일정을 한 화면에 모으는 일인데, 단순히 캘린더 하나를 같이 쓰는 것과는 조금 다릅니다.
구글 캘린더로 부족한 이유
구글 캘린더 같은 범용 캘린더는 약속을 적어 두기에는 정말 좋습니다. 다만 회사 업무 데이터와는 따로 있어서, 계약 만료일이나 결제 예정일은 누군가 직접 옮겨 적어야 캘린더에 들어갑니다. 옮겨 적는 사람이 바쁘거나 깜빡하면 그 일정은 캘린더에 없는 거고요.
직책에 따라 보여줄 일정을 나누는 것도 어렵습니다. 대표님은 회사 전체 일정을, 팀장은 팀 일정을, 직원은 본인 일정을 보고 싶은데, 범용 캘린더에서는 캘린더를 여러 개 만들어서 공유를 하나하나 걸어야 합니다. 사람이 들고 나갈 때마다 그걸 다시 손봐야 하니 몇 달 지나면 엉키기 시작합니다.
업무 데이터와 이어진 팀 캘린더
회사 업무에 맞춘 팀 캘린더는 일정을 입력하기보다 이미 있는 데이터에서 끌어옵니다. 계약을 등록할 때 만료일을 넣으면 그 날짜가 캘린더에 자동으로 올라가고, 결제 예정일도 정산 데이터에서 그대로 따라옵니다. 사람이 옮겨 적는 단계가 없으니 빠지는 일정도 없습니다.
미팅이나 외근처럼 직접 잡는 일정은 지금처럼 적으시면 되고, 계약 만료나 결제 예정처럼 업무에서 생기는 일정은 알아서 올라와서 둘이 한 화면에 같이 보이는 겁니다. 종류별로 색을 나눠 두면 이번 주에 만료되는 계약이 몇 건인지 한눈에 보입니다.
볼 수 있는 범위도 회사 조직에 맞춰서, 로그인한 사람의 직책과 소속에 따라 알아서 나뉘게 합니다. 사람이 새로 들어오거나 팀을 옮겨도 계정 정보만 바꾸면 캘린더는 따로 손댈 필요가 없습니다.
놓치지 않게
일정을 모아 두는 것만큼 중요한 게 다가오는 일정을 미리 보여주는 건데, 만료가 30일 안으로 들어온 계약은 목록에서 색을 바꾸고, 첫 화면에 이번 주 일정을 따로 모아 두는 식으로 만듭니다. 계약관리 전산을 만들 때도 같은 방식으로 만료 임박 계약을 따로 걸러 볼 수 있게 했는데, 그 얘기는 계약관리 전산을 만들면서 실제로 신경 쓴 부분들에 적어 두었습니다.
CRM, 전산과 같이 쓸 때
팀 캘린더는 따로 떨어진 도구로 만들기보다 맞춤 CRM의 고객과 계약 데이터, 사내 ERP의 정산 일정과 이어서 만들 때 효과가 가장 큽니다. 한 번 입력한 정보가 캘린더까지 그대로 흘러가니까요. 지금 일정을 어떻게 관리하고 계신지 알려주시면, 어떤 것부터 한 화면에 모으면 좋을지 같이 정리해 보겠습니다.
어떤 일정을 자동으로 올릴지 정하는 법
팀 캘린더를 만들 때 가장 먼저 여쭤보는 건 "놓쳐서 곤란했던 일정이 뭐였는지"입니다. 계약 만료를 놓쳐서 재계약 시기를 넘긴 적이 있으면 만료일을, 결제일을 놓쳐서 독촉 전화를 받은 적이 있으면 결제 예정일을 먼저 올리는 식으로요. 이미 데이터 어딘가에 날짜가 적혀 있는데 사람이 따로 챙겨야 했던 일정이 자동으로 올릴 첫 대상입니다.
너무 많은 걸 올리면 캘린더가 빽빽해져서 오히려 안 보게 됩니다. 처음에는 두세 종류만 올리고, 쓰면서 필요한 걸 하나씩 더하는 쪽이 오래 쓰시는 거 같습니다.
알림은 어디까지
일정이 다가오면 알려 주는 기능도 많이 찾으시는데, 처음부터 문자나 메신저로 보내기보다는 로그인하면 첫 화면에 이번 주 일정이 모여 보이게 하는 것부터 시작하는 걸 권합니다. 알림이 너무 자주 오면 금방 무시하게 되고, 정말 놓치면 안 되는 몇 가지만 따로 알림을 거는 게 효과가 좋습니다.
실제로 쓰기 시작하면
처음 한두 주는 직원분들이 예전처럼 각자 쓰던 곳에 일정을 적는 경우가 많아서, 그 기간에는 미팅이나 외근 일정을 꼭 팀 캘린더에 적어 달라고 한 번씩 말씀해 주시는 게 필요합니다. 계약 만료나 결제 예정 같은 건 이미 알아서 올라와 있으니까, 직접 적어야 하는 건 그 몇 가지뿐이라 생각보다 금방 자리를 잡는 편입니다. 한 달쯤 지나서 안 보게 되는 일정 종류가 있으면 그건 빼고, 자주 찾는 건 첫 화면으로 올리는 식으로 다듬어 가면 됩니다.
자주 묻는 질문
쓰던 구글 캘린더 일정도 같이 볼 수 있나요?
구글 캘린더 일정을 가져와서 같이 보여주는 것도 가능합니다. 다만 업무 일정은 전산 쪽에서 관리하고, 개인 약속만 구글 캘린더에 두시는 걸 권하는 편입니다.
휴대폰에서도 볼 수 있나요?
네, 웹으로 만들어서 휴대폰 브라우저에서 바로 볼 수 있습니다. 밖에 나가 있는 직원도 같은 일정을 확인할 수 있습니다.
팀 캘린더만 따로 만들 수도 있나요?
가능합니다. 다만 캘린더만 따로 만들면 업무 일정을 누군가 계속 옮겨 적어야 해서, 계약이나 정산 데이터가 있는 곳과 같이 만드는 쪽을 권합니다.
직원마다 보이는 일정을 다르게 할 수 있나요?
네, 로그인한 사람의 직책과 소속에 따라 알아서 나뉘게 만듭니다. 대표는 전체를, 팀장은 팀을, 직원은 본인 일정과 팀 공용 일정만 보는 식이고, 개인 일정 중 다른 사람에게 보이지 않아야 하는 건 따로 표시해서 본인만 보게 할 수도 있습니다.